E-Mails effizient bearbeiten

Emails effizient bearbeiten

8 Tipps, mit denen Sie E-Mails effizient bearbeiten

Die Flut an E-Mails, die täglich im Postfach landen, kann zum Problem werden. An manchen Tagen kommt man mit dem Bearbeiten kaum noch hinterher. Besonders nach dem Urlaub bleibt kaum noch Zeit für anderes. Wenn das steigende E-Mail-Aufkommen zu Stress führt, können Ihnen Tipps für effizientes E-Mail-Management helfen, mit denen Sie

  • doppelte Arbeiten vermeiden,
  • E-Mails schneller bearbeiten,
  • die E-Mail-Flut besser bewältigen und
  • die Übersicht behalten.

1. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur zwei – bis dreimal täglich

Unterbrechen Sie nicht ständig die laufende Arbeit, um einen Blick ins Postfach zu werfen. Denn jede Unterbrechung lenkt Sie ab und kostet Zeit. Widerstehen Sie diesem Impuls. Sollten Sie Ihr E-Mail-Programm so eingestellt haben, dass es automatisch alle paar Minuten Ihr Postfach überprüft, dann schalten Sie diese Möglichkeit am besten aus.
Anstatt ständig das Postfach zu überprüfen, planen Sie pro Tag zwei bis maximal drei Zeitblöcke ein, in denen Sie Ihre E-Mail lesen und beantworten. So werden Sie schneller mit dem Bearbeiten Ihrer E-Mails fertig.
Dieser Tipp gilt natürlich nicht für Mitarbeiter im Support, zu deren Aufgabengebiet es gehört, E-Mails zeitnah zu beantworten.

2. Zero Inbox-Strategie

Häufig befinden sich Hunderte von Nachrichten im Posteingang. Da ist es kein Wunder, wenn der Überblick verloren geht. Testen Sie die Zero Inbox-Strategie: Das Ziel ist, dass Sie jeden Abend einen leeren Posteingang haben. Das bedeutet: Löschen, was nicht relevant ist. Sofort beantworten, was sich schnell beantworten lässt. Als Aufgabe anlegen, was mehr Zeit braucht. Ein leerer Posteingang hat dieselbe fokussierende Wirkung wie ein aufgeräumter Schreibtisch.
Bleiben Sie konsequent. Wenn Sie geantwortet haben, einen Anhang gespeichert, einen Termin in den Kalender eingetragen haben, oder eine Aufgabe notiert haben, löschen Sie die E-Mail. Beachten Sie, dass geschäftlich relevante Emails archiviert werden müssen. Verschieben Sie solche E-Mails z. B. in einen Ordner namens Archiv.

3. Weniger ist mehr

Überorganisiertheit bringt Produktivitätsverlust. Beim Einsortieren von E-Mails in komplexe Ablagestrukturen und beim späteren Suchen nach E-Mails geht viel Energie und Zeit verloren. Bis eine E-Mail in einem Ordner gefunden wird vergeht durchschnittlich fast eine Minute. Das Suchen per Suchfunktion dauert nur knapp 20 Sekunden. Hinzu kommt, dass die Such-Funktionen immer besser werden, und viele E-Mail-Programme automatisch zusammengehörende E-Mails anzeigen.

Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm nur wenige Unterordner an. Nachfolgend finden Sie ein bewährtes Beispiel:

  • Beantworten – E-Mails, deren Beantwortung mehr als 2 Minuten dauert.
  • Bearbeiten – E-Mails, die bearbeitet aber nicht beantwortet werden müssen
  • Lesen – E-Mails, die Sie später noch lesen möchten oder sollen. Wenn es E-Mails gibt, die bis zu einem bestimmten Datum gelesen werden müssen, verpasse Sie ihnen eine Erinnerung.
  • Archiv – geschäftlich relevante Nachrichten, die Sie aufheben müssen oder E-Mails, die Sie aufheben möchten. Beispiele: elektronische Rechnungen, Bestätigungen von Online-Shops oder Registrierungsinformationen von Websites, bei denen Sie sich angemeldet haben.
  • Warten –  E-Mails, bei denen Sie auf Antworten von anderen angewiesen sind, bevor sie bearbeitet oder beantwortet werden können.
  • Vorlagen – E-Mails, deren Text Sie immer wieder benutzen.
  • Travel – Spezialordner für Vielreisende. Alles, was mit Reisen zu tun hat, legen Sie hier ab, z. B. Fahrkarten, Hotelbestätigungen, eingescannte Kostenbelege, Flugtickets. Vor einer Reise drucken Sie die passenden Belege aus und sind reisefertig. Nach der Reise haben Sie alles an einem Platz und können die Reisekostenabrechnung schnell erstellen. Ist diese eingereicht, löschen Sie die Unterlagen komplett.

4. Gewöhnen Sie sich eine feste Vorgehensweise an

Nachfolgend finden Sie einen Vorschlag, wie eine solche Routine aussehen könnte. Am besten entwickeln Sie Ihre eigene Vorgehensweise, die zu Ihnen und Ihrer Situation passt.

  • Wenn sich sehr viele E-Mails im Posteingang befinden, sortieren Sie sie nach Absender und gehen Sie sie von oben nacheinander durch. Entscheiden Sie bei jeder E-Mail, was zu tun ist.
  • Löschen Sie die Nachricht, wenn Sie anhand des Betreffs erkennen, dass das Lesen unnötig ist.
  • Überprüfen Sie kurz die ersten Zeilen der Nachricht und beantworten Sie sie direkt, wenn die Antwort schätzungsweise weniger als 2 Minuten dauert. Löschen Sie die Nachrichten dann oder archivieren Sie sie, wenn notwendig.
  • Es kommt vor, dass man sich verschätzt und die Bearbeitung länger als 2 Minuten dauert, weil z. B. noch etwas nachzusehen ist. Dann hören Sie tatsächlich auf, erstellen eine Aufgabe aus der E-Mail und gehen zur nächsten über. Ansonsten verzetteln Sie sich und kommen mit dem Posteingang nicht durch.
  • Verschieben Sie die restlichen Nachrichten in einen der Ordner Beantworten, Bearbeiten, Lesen etc.  – Ihr Posteingang ist nun leer.
  • Beginnen Sie dann mit dem Bearbeiten Ihrer E-Mails, indem Sie sich zuerst alle Nachrichten aus dem Ordner „Beantworten“ vornehmen und dann zu den Vorgängen aus dem Ordner „Bearbeiten“ übergehen.
  • Planen Sie einen festen Zeitraum einmal wöchentlich ein, an dem Sie alle E-Mails aus dem Ordner „Lesen“ durchgehen. Kommen Sie mehrfach nicht dazu, empfiehlt es sich, diesen Ordner einmal komplett zu löschen, damit Ihnen die Fülle nicht über den Kopf wächst.

5. Nutzen Sie To-Do-Listen

Verwenden Sie Ihr E-Mail-Postfach nicht als Liste für anfallende Aufgaben (To-Do). Insbesondere Aufgaben, die erst später fällig sind oder für die gerade keine Zeit ist, blockieren sonst Ihren Posteingang. Verwenden Sie lieber eine To-Do-Liste, auf Papier oder digital.

6. Nutzen Sie Vorlagen

Häufig werden E-Mails verschickt, die ganz oder teilweise den gleichen Inhalt haben. In diesem Fall sparen Sie Zeit und Arbeit, wenn Sie einen eigenen Ordner „Vorlagen“ anlegen. Dort legen Sie E-Mails ab, deren Text Sie immer wieder benutzen. Bei Bedarf kopieren Sie den Text einfach und nehmen ihn als Grundlage für die nächste E-Mail.

7. Vermeiden Sie Rückfragen

Je einfacher Sie es dem Empfänger machen, Ihre E-Mail zu lesen, desto einfacher kann dieser Ihr Anliegen erfüllen. Gehen Sie davon aus, dass der Empfänger wenig Zeit hat und schreiben Sie so kurz und klar wie möglich. Damit vermeiden Sie zeitaufwändige Rückfragen.

  • Was soll der Empfänger tun? Zum Beispiel: „Bitte entscheiden Sie…“ oder auch nur „Zu Ihrer Information“.
  • Warum soll er es tun? Zum Beispiel: „…damit das gemeinsame Projekt vorankommt“ oder „Weil ich den Vorgang abschließen möchte…“
  • Wie soll er es tun? Zum Beispiel: „Antwort einfach per Mail…“ oder „Ergebnisse sollen in Form einer Excel-Datei dargestellt werden“
  • Wann (oder bis wann) soll er es tun? Zum Beispiel: „Ich erwarte Ihre Antwort noch heute“ oder „Die Deadline für die Präsentation ist Ende des Monats.“

8. Schreiben Sie weniger E-Mails

Wer viel schreibt, bekommt viele Antworten. Gelegentlich ist ein Telefonat zeitsparender und führt schneller zum Ziel. Weniger wichtige Themen können Sie sammeln und dann bei einer ohnehin stattfindenden Besprechung oder im Telefonat zu klären.

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By | 2018-06-25T12:17:34+00:00 25 Juni, 2018|