Mein Dokumentenmanagement
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Mein Dokumentenmanagement
Dokumenten Management Systeme – Der erste Schritt zur Digitalisierung Ihres Unternehmens
Mit unseren Dokumenten Management Systemen (DMS) sorgen Sie für Informationstransparenz und das in Sekundenschnelle. Langwierige Ablagen und ineffizientes Durchforsten Ihrer Ordnerstrukturen sind Schnee von gestern – dank automatischer Texterkennung und intuitiver Bedienung.
Ihre Mitarbeiter arbeiten von zu Hause oder weltweit?
Egal ob aus dem Homeoffice, während der Dienstreise oder liegend am Strand. Selbstverständlich gibt es die Möglichkeit einen Zugriff auf die Dokumente und Prozesse zu erhalten. Und das sogar teilweise ohne Internet.
Ihre Dokumente wiederzufinden kostet zu viel Zeit?
Dank automatischer Volltexterkennung und intelligenter Software werden sämtliche Textinformationen eines Dokuments erfasst und können über die „Google-Suche“ des Systems sofort aufgerufen und digital versendet werden.
Ihr Archiv ist voller Akten und Ordner?
Mit Hilfe des DMS gehören physische Archive der Vergangenheit an. Denn sämtliche Schriftstücke können zeitlos im DMS archiviert und darüber abgerufen werden. So wird Platz für neue Mitarbeiter frei.
Mit einem DMS die Prozesse optimieren
Egal woher die Informationen stammen: Briefkasten, E-Mail-Postfach, Office-Programme oder ERP-Systeme: Das System stellt alle relevanten Dokumente automatisiert zusammen. Effiziente und intuitive Suchmasken helfen Ihnen außerdem beim Auffinden eines gewünschten Dokumentes. In Kombination mit einem Workflow Manager implementieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und sorgen für eine komplett digitale Bearbeitung Ihrer Belege – das spart Zeit und Geld, denn Dokumente sind unternehmensweit und standortunabhängig abrufbar.
Wir finden für jede Situation die passende Lösung
Sie sind der Meinung Ihre hausinternen Prozesse sind „historisch gewachsen“ und sollten geprüft werden? Kein Problem – auch dabei unterstützen wir Sie gerne. Egal ob Sie klassisch mit dem recht standardisierten Rechnungseingang starten möchten, eine Akte digital darstellen oder für Ordnung im E-Mail-Dschungel sorgen wollen. Gemeinsam entwickeln wir einen individuellen und auf ihre Wünsche abgestimmten Prozess, der Ihnen den größtmöglichen Nutzen beschert. Nach erfolgreicher Implementierung und Einführung begleiten wir Sie Schritt-für-Schritt weiter in Richtung Digitalisierung, sodass Ihre Unternehmensprozesse auch langfristig optimiert werden.
Welche Dokumenten-Management-Systeme haben Sie im Portfolio?
Wir bieten zwei Systeme an.
- Das wohl bekannteste DMS im Markt, das sogenannte „ELO“ der ELO Digital Office GmbH
- „Starke-DMS“ der Starke + Reichert GmbH & Co. KG. Ein sehr intuitives und flexibles DMS für den Mittelstand
Vorgehensweise
- Gemeinsame Gespräche bezüglich Ihrer Baustellen und Ziele:
Jedes DMS Projekt ist einzigartig und kann je nach Branche und Unternehmensgröße stark variieren. Daher lassen Sie uns teilhaben an Ihren Ideen und Herausforderungen und wir finden gemeinsame Ansatzpunkte. Hierbei unterstützen wir Sie gerne mit Ideen und Erfahrungen aus anderen Projekten. - Einteilung des Projektes
Wir empfehlen Ihnen mit dem Bereich anzufangen, von dem Sie sich den größten Nutzen versprechen. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Niederlassung, eine Abteilung, einen Vorgang oder bestimmte Mitarbeiter handelt.
Ist dieses Teilprojekt erfolgreich abgeschlossen, extrahieren wir das DMS gerne auf weitere Bereiche. Das sorgt sowohl für eine höhere Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern, als auch für einen sensibleren Umgang mit Ihrem Budget. - Testphase
Sind Sie noch nicht vollends überzeugt, dass das DMS Projekt Ihren Erwartungen standhält? Kein Problem, innerhalb unserer 4-6 wöchigen Testphase können Sie das DMS auf Herz und Nieren prüfen. Und das beste dabei - Der Invest für die Lizenzen wird nur bei anschließender Beauftragung fällig. - Umsetzung Ein DMS Projekt sollte im Vorfeld nicht zu 100% durchdacht werden. Ein Großteil der Ideen entsteht erst bei der Arbeit mit dem System. Daher stehen wir Ihnen insbesondere in der Startphase sehr nah bei Seite und passen Änderungswünsche flexibel an.
- Ist das (Teil-)Projekt erfolgreich abgeschlossen, widmen wir uns gerne den nächsten Bereichen. Denn die Digitalisierung schließt man nicht von heute auf morgen ab. Und an Ideen mangelt es hierbei nie.
Ich arbeite schon mit diversen Programmen – sind diese kompatibel mit Ihrem DMS?
Die Dokumenten-Management-Systeme sind so konzipiert, dass Daten bidirektional in alle Richtung empfangen und versendet werden können. Bestandteil eines jeden Projektes ist es, bereits bestehende Daten aus anderen Systemen in das DMS zu speisen, um sich doppelte Arbeit zu sparen.
Können wir uns selbst um die Entwicklung des Systems kümmern?
Beim Starke-DMS haben wir die Möglichkeit, dem Admin Rechte in der Form einzuräumen, dass Workflows eigenständig (ohne SQL-Kenntnisse) bearbeitet und sogar komplett neu aufgesetzt werden können. Somit hätten Sie die Möglichkeit autark und preissensibel zu planen.
Sieht dann jeder Mitarbeiter alle (auch sensiblen) Dokumente?
Nein, dank der komplexen Rechtestruktur können wir auf Dokument- oder Gruppenebene einstellen, dass jeder Mitarbeiter nur genau das sieht, was er darf.
Kann ich auch Dokumente aus dem DMS löschen?
Ja, hierfür gibt es verschiedene Lösch-Ebenen im DMS, um beispielsweise den Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung von Rechnungen standhalten zu können. Gleichermaßen können natürlich Dokumente mit personenbezogenen Daten dauerhaft und endgültig gelöscht werden – wie beispielsweise bei ausscheidenden Mitarbeitern oder nicht eingestellten Bewerbern.
Können wir uns das Projekt fördern lassen?
Ja, hierzu stehen Förderungsprogramme auf nationaler bzw. regionaler Ebene zur Verfügung. Sprechen Sie uns einfach darauf an.
Wo wird das DMS installiert?
Hier richten wir uns nach Ihnen. Haben Sie eine ausreichende IT-Infrastruktur im Unternehmen, installieren wir gerne bei Ihnen vor Ort. Ist das nicht der Fall, bieten wir Ihnen gerne die entsprechende IT an oder Sie nutzen einfach bequem unser Rechenzentrum (in Deutschland), indem auch unsere Unternehmensdaten liegen.
