LIZENZBERATUNG 2017-10-19T09:19:39+00:00

LIZENZBERATUNG

Wir analysieren Ihre Lizenzsituation und beraten Sie zur korrekten Lizenzierung.

WARTEN SIE NICHT, BIS DER LIZENZPRÜFER VOR DER TÜR STEHT !

Ein Lizenz-Audit kann für böse Überraschungen sorgen, denn Lizenzmissbrauch wird sowohl strafrechtlich als auch zivilrechtlich verfolgt. Auf den haftenden Geschäftsführer können Unterlassungs-, Auskunfts- und Schadenersatzansprüche im fünfstelligen Euro-Bereich zukommen, schlimmstenfalls kann eine Freiheitsstrafe verhängt werden.

GEFAHR DROHT AUCH DEM MITTELSTAND

Hersteller wie Microsoft lassen Audits nicht nur bei Großunternehmen, sondern mittlerweile häufig auch bei Mittelständlern durchführen. Die Wahrscheinlichkeit, einem Software-Audit unterzogen zu werden, liegt lt. dem amerikanischen IT-Marktforschungsunternehmen Gartner bei ca. 65 Prozent.

Microsoft ordnet beispielsweise gezielt Überprüfungen an, nachdem es Tipps von investigativen Unternehmen, entlassenen Mitarbeitern oder auch enttäuschen Consultants erhalten hat. Sie haben das Recht zur Überprüfung, denn bei der Software-Installation gehen Unternehmen automatisch ein Vertragsverhältnis ein. Dieses berechtigt Microsoft, die Einhaltung der Nutzungsrechte zu prüfen.

ABLAUF

Was passiert, wenn Microsoft Ihr Unternehmen für eine Überprüfung ausgewählt hat? Als erstes werden Sie zur Selbstauskunft aufgefordert. Erfolgt weder auf die erste, noch auf die zweite Aufforderung eine Reaktion, so wird eine neutrale Prüfungsgesellschaft mit einem Audit beauftragt. Der Lizenzprüfer sichtet den gesamten Software-Bestand, insbesondere große Programme wie Office, das Email-System, den Virenscanner und auch die SQL-Server-Lizenzen.

UNTERSCHÄTZTE KOSTEN

Lediglich 5 Prozent aller Unternehmen bestehen diese Überprüfung fehlerfrei. Für die übrigen 95 Prozent entstehen dann mehr oder weniger hohe Kosten, denn es ist nicht nur das Audit zu bezahlen. Die Schadenersatzanforderungen belaufen sich auf den 2,5 bis 3fachen des Straßenwerts der Software für die Vergangenheit. Außerdem kommen noch die Nachlizenzierungskosten hinzu. Nachfolgend ein Beispiel: Wenn für Microsoft Office ein Wert von 500 € angenommen wird, dann sind 1.500 € für die vergangene und 500 für die zukünftige Lizenz zu zahlen. Fehlen in dem Unternehmen 50 Office-Lizenzen, stehen folglich rund 100.000 € auf der Rechnung.

UNWISSENHEIT SCHÜTZT NICHT VOR STRAFE

In einigen Fällen wird vorsätzlich falsch mit den Lizensierungen umgegangen. Ein häufiger Grund für das Nichtbestehen des Software-Audits ist jedoch Unwissenheit. Bei einem Audit müssen, je nach Lizenzart, die Rechnung, der Zahlungsnachweis, der Datenträger inkl. Seriennummer, die Verpackung und das Handbuch nachgewiesen werden. Ist die Verpackung aus Versehen im Müll gelandet, liegt die Lizenz schon nicht mehr vollständig im Unternehmen vor. Darüber hinaus muss das Unternehmen nachweisen, welche Lizenz welcher Hardware und welchem Mitarbeiter zugeordnet ist bzw. in der Vergangenheit war.

Zusätzliche Komplexität erhält das Thema durch die ständigen Veränderungen im Unternehmen. Mitarbeiter kommen, wechseln den Arbeitsplatz oder scheiden aus und durch Mobile Devices (Smartphone, Tablet) wächst der Bestand an Endgeräten.

HILFE UND UNTERSTÜTZUNG

Microsoft bietet die Software Check-in-Checklist an, die etwa ein Dutzend Schritte enthält, die durchgeführt werden müssen, bevor neue Software installiert wird.

Eine weitere Hilfe bietet das Software Asset Management (SAM), mit dem Lizenzen zentral beschafft und verwaltet und kontrolliert werden können. Als Folge wird das Risiko von Nachzahlungen minimiert. Da Unternehmen vielfach überlizensiert sind, kann SAM außerdem Einspareffekte auslösen.

FRAGEN SIE UNS !

Wir analysieren Ihre Lizenzsituation und beraten Sie hinsichtlich einer korrekten Lizenzierung. Mit unserer Hilfe können Sie künftigen Audits gelassen entgegen sehen und sind vorbereitet, wenn der Lizenzprüfer vor der Tür steht.

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